Bạn muốn tìm hướng dẫn thành lập công ty năm 2025? Bạn đang ấp ủ ước mơ khởi nghiệp và muốn thành lập công ty trong năm 2025?
Quy trình thành lập công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thông tin, hồ sơ và nắm vững các quy định pháp luật. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, cập nhật nhất theo đúng quy trình 3 giai đoạn mà cơ quan nhà nước xử lý, giúp bạn tự tin hoàn tất thủ tục.
Quy trình 3 Giai đoạn Thành lập Công ty 2025 (Tóm tắt)
Về cơ bản, toàn bộ quy trình thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ trải qua 3 giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin. Bạn cần quyết định 6 thông tin cốt lõi: Loại hình công ty, Tên công ty, Địa chỉ trụ sở, Ngành nghề kinh doanh, Vốn điều lệ, và Người đại diện theo pháp luật.
- Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ Đăng ký kinh doanh. Bạn soạn thảo bộ hồ sơ (Giấy đề nghị, Điều lệ, Danh sách thành viên/cổ đông) và nộp qua mạng (trực tuyến) hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Giai đoạn 3: Hoàn tất thủ tục sau cấp phép. Sau khi có Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp (GCN), bạn cần làm 5 việc: Khắc con dấu, Công bố thông tin, Mở tài khoản ngân hàng, Kê khai thuế ban đầu (nộp lệ phí môn bài), và Phát hành hóa đơn điện tử.
Table of Contents
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng giai đoạn.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị 6 Hạng mục Thông tin Cốt lõi
Trước khi soạn hồ sơ, bạn bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin sau:
1. Lựa chọn Loại hình Doanh nghiệp
Đây là yếu tố then chốt, ảnh hưởng đến cấu trúc quản lý và trách nhiệm pháp lý. Các loại hình phổ biến nhất bao gồm:
- Công ty TNHH Một thành viên: Do 1 tổ chức hoặc 1 cá nhân làm chủ. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn điều lệ. Phù hợp nếu bạn muốn toàn quyền quyết định.
- Công ty TNHH Hai thành viên trở lên: Có từ 02 đến 50 thành viên. Thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp. Phù hợp khi kinh doanh cùng đối tác.
- Công ty Cổ phần (CP): Cần tối thiểu 03 cổ đông (không giới hạn tối đa). Vốn được chia nhỏ thành cổ phần, dễ dàng huy động vốn và chuyển nhượng. Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, startup gọi vốn, hoặc có kế hoạch niêm yết.
- Doanh nghiệp Tư nhân: Do 1 cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
2. Đặt Tên Công ty
Tên công ty phải gồm hai thành tố: Loại hình (Công ty TNHH…) + Tên riêng (ABC).
- Quy định: Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký toàn quốc. Không được vi phạm thuần phong mỹ tục, không dùng tên cơ quan nhà nước.
- Bắt buộc: Bạn phải tra cứu tên công ty trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên bạn chọn là duy nhất và hợp lệ.
3. Xác định Địa chỉ Trụ sở chính
Đây là địa chỉ liên lạc chính thức của công ty.
- Yêu cầu: Phải rõ ràng (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Lưu ý quan trọng: Địa chỉ trụ sở không được đặt tại căn hộ chung cư (chỉ có chức năng để ở) hoặc nhà tập thể. Nếu không có địa điểm, bạn có thể cân nhắc thuê văn phòng ảo để có địa chỉ đăng ký hợp pháp.
4. Đăng ký Ngành nghề Kinh doanh
- Cách chọn: Lựa chọn các ngành nghề dự kiến kinh doanh và tra cứu mã ngành cấp 4 tương ứng trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC).
- Ngành nghề có điều kiện: Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện (ví dụ: kế toán, pháp lý, bất động sản…), bạn phải đáp ứng các điều kiện đó (vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con) trước hoặc trong quá trình hoạt động.
5. Xác định Vốn Điều lệ
- Khái niệm: Là tổng số vốn do các thành viên/cổ đông cam kết góp vào công ty.
- Nguyên tắc: Doanh nghiệp tự đăng ký mức vốn (trừ các ngành yêu cầu vốn pháp định). Mức vốn này ảnh hưởng đến lệ phí môn bài bạn phải nộp hàng năm (dưới 10 tỷ hoặc trên 10 tỷ).
- Nghĩa vụ: Các thành viên/cổ đông phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp GCN.
6. Cử Người Đại diện theo Pháp luật
- Đây là cá nhân (thường là Giám đốc/Tổng Giám đốc) sẽ đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng.
- Công ty TNHH và Cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
- Chuẩn bị: Cần bản sao công chứng (không quá 6 tháng) CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện và của tất cả các thành viên/cổ đông sáng lập.
Giai đoạn 2: Soạn thảo và Nộp Hồ sơ Đăng ký Kinh doanh
Sau khi có đủ 6 thông tin trên, bạn tiến hành soạn và nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi đặt trụ sở.
Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
Một bộ hồ sơ cơ bản (cho Công ty TNHH 2TV hoặc Cổ phần) bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
- Điều lệ công ty (phải có chữ ký của tất cả thành viên/cổ đông sáng lập).
- Danh sách thành viên (nếu là TNHH 2TV+) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (nếu là CP).
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện và các thành viên/cổ đông sáng lập là cá nhân.
- Bản sao GCN Đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy tờ tương đương) nếu thành viên/cổ đông là tổ chức.
- Giấy ủy quyền (nếu bạn không phải là người đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp hồ sơ).
- (Nếu có vốn nước ngoài) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Nộp hồ sơ ở đâu và bằng cách nào?
Bạn có 2 phương thức nộp:
- Nộp hồ sơ trực tuyến (Khuyến khích): Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần tạo tài khoản và sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác thực.
- Nộp hồ sơ trực tiếp: Nộp bản cứng tại Bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
Lệ phí nộp hồ sơ là bao nhiêu?
- Lệ phí đăng ký: 50.000 VNĐ/lần (nếu nộp trực tiếp). Thường được miễn phí nếu nộp trực tuyến.
- Lệ phí công bố thông tin: 100.000 VNĐ (bắt buộc).
Thời gian xử lý (Mất bao lâu)?
Nếu hồ sơ hợp lệ, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc (không tính T7, CN, ngày lễ) kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu hồ sơ có lỗi, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Giai đoạn 3: 5 Thủ tục Bắt buộc Sau khi có Giấy Chứng nhận
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp (GCN) và Mã số thuế, bạn chưa thể hoạt động ngay. Bạn cần hoàn tất 5 thủ tục bắt buộc sau:
1. Khắc Con dấu Pháp nhân
Doanh nghiệp có quyền tự khắc dấu (tròn, vuông…) và tự quản lý con dấu. Bạn liên hệ các đơn vị khắc dấu hợp pháp để làm. (Không bắt buộc phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan ĐKKD như trước đây).
2. Công bố Nội dung Đăng ký Doanh nghiệp
- Bắt buộc: Bạn phải đăng bố cáo thông tin công ty lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GCN.
- Lệ phí: 100.000 VNĐ (thường nộp cùng lúc với lệ phí đăng ký).
3. Mở Tài khoản Ngân hàng
- Bạn mang GCN, con dấu, và CMND/CCCD của người đại diện đến ngân hàng để mở tài khoản cho công ty.
- Sau khi có số tài khoản, bạn phải thông báo số tài khoản này với Sở Kế hoạch và Đầu tư (thông báo online).
4. Đăng ký Kê khai Thuế ban đầu
Đây là thủ tục cực kỳ quan trọng với cơ quan Thuế:
- Kê khai Lệ phí môn bài: Nộp tờ khai lệ phí môn bài và nộp tiền thuế. (Lưu ý: Doanh nghiệp thành lập mới trong năm 2025 được miễn lệ phí môn bài cho năm đầu tiên).
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp).
- Đăng ký hình thức kế toán, phương pháp khấu hao TSCĐ.
5. Phát hành và Thông báo Sử dụng Hóa đơn Điện tử
- Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bạn cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (Token USB) và nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
- Sau đó, làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng.
Chi Phí Thành Lập Công Ty Dự Kiến Năm 2025
Tổng chi phí cơ bản (chưa tính dịch vụ) bao gồm:
- Lệ phí nhà nước (Bắt buộc):
- Lệ phí nộp hồ sơ: 50.000 VNĐ (nếu nộp trực tiếp, miễn phí nếu online).
- Lệ phí công bố thông tin: 100.000 VNĐ.
- Chi phí khắc dấu: Khoảng 200.000 – 400.000 VNĐ.
- Chi phí Chữ ký số (Token): Khoảng 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ (tùy gói 1-3 năm).
- Chi phí Hóa đơn điện tử: Khoảng 500.000 – 1.000.000 VNĐ (tùy gói số lượng hóa đơn).
- Lệ phí môn bài: Được miễn trong năm đầu tiên thành lập.
Tổng chi phí tối thiểu để công ty đi vào hoạt động hợp pháp rơi vào khoảng 1.800.000 – 4.000.000 VNĐ.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Thành Lập Công Ty
- Nắm rõ nghĩa vụ sau thành lập: Rất nhiều doanh nghiệp bị phạt nặng do “quên” các thủ tục ở Giai đoạn 3 (đặc biệt là nộp tờ khai thuế ban đầu và công bố thông tin).
- Cân nhắc vốn điều lệ: Đăng ký vốn quá cao có thể làm tăng lệ phí môn bài (nếu trên 10 tỷ) và tăng rủi ro về trách nhiệm góp vốn, trong khi vốn quá thấp có thể ảnh hưởng đến uy tín với đối tác.
- Sử dụng dịch vụ trọn gói: Nếu bạn không quen thuộc với thủ tục, việc thuê dịch vụ thành lập công ty trọn gói (chi phí khoảng 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ) là một lựa chọn thông minh để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, tránh rủi ro pháp lý.
“Kế Toán Doanh Nghiệp Việt – Đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.”
Mọi thông tin cần tư vấn xin vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Kế Toán Doanh Nghiệp Việt
Đồng hành cùng Doanh nghiệp và Hộ kinh doanh ở Việt Nam
- 0776 112 333 – 0932 154 266
- 343 Phạm Ngũ Lão, Phường Bến Thành, Hồ Chí Minh
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 đến 17:30
Liên hệ – Đăng ký – Đồng hành cùng Kế Toán Doanh Nghiệp Việt ngay hôm nay!
